Van tevoren het resultaat van opleidingen meten

Niet alleen de kosten meten, maar ook de baten

Personeel opleiden kost geld en dat heeft uw manager misschien hard nodig voor andere zaken. Toch levert het opleiden van personeel ook iets op. Maar wat precies? Meer kennis en vaardigheden laten zich nu eenmaal niet zo makkelijk in harde euro's uitdrukken. Toch is het belangrijk dat uw manager van tevoren kan bepalen of een opleiding het gewenste resultaat oplevert. Daarvoor moet hij wel bepalen wat de doelstelling is. Alleen dan kan hij nagaan of deze is bereikt.

Door Jan den Breejen

Wellicht heeft uzelf of één van uw collega's onlangs een opleiding of training gevolgd. Om te bepalen of dat nuttig was, zult u zichzelf de vraag stellen of u hiervan iets heeft opgestoken. Uw manager stelt echter meer vragen. Die wil weten of dit de organisatie iets heeft opgeleverd. Daarbij wil hij niet zozeer weten of de opleiding 'nuttig', 'motiverend' of 'kennisverhogend' was; nee, hij wil het gevoel hebben dat de gevolgde trainingen iets opleveren wat voor iedereen duidelijk zichtbaar is en het bedrijf direct meetbaar rendement oplevert.

De meeste managers hebben dat gevoel niet. Het overgrote deel (85%) meldt dat een opleiding zelden leidt tot verbeterde resultaten. Zonde van het geld dus? Dat hoeft niet zo te zijn. Hoe kan uw manager het rendement van de gevolgde opleidingen vergroten? Hoe gebruikt hij de opleidingen om de talenten van medewerkers zo te ontwikkelen dat ze 'high performance medewerkers' worden?

Een veelgehoorde klacht over bedrijfsopleidingen is dat de gevolgde cursus maar zelden bijdraagt aan een verbetering van de resultaten. Aan wie ligt dat nu: aan de werknemer die het geleerde niet in de praktijk brengt? Of aan de werkgever die niet het juiste klimaat schept om het geleerde toe te passen?

Of ligt het misschien aan de opleider die de kandidaten niet leert hoe zij met het geleerde moeten omgaan?

Sleutel

Bij de start van een cursus of opleiding heeft iedereen wel een bepaalde doelstelling voor ogen. Waarvoor dient de opleiding? Welke competentie(s) van de werknemer wil uw manager vergroten? We kunnen een onderscheid maken in vier groepen:

• Kennis: de opleider draagt kennis en vaktechnische vaardigheden over aan de cursist. Als de cursist de stof begrepen heeft, is het doel bereikt. Denk hierbij aan een cursus Excel, een cursus boekhouden of een taalcursus.
• Experience: de motivatie van de medewerkers is hierbij de sleutel tot het succes. Het groepsproces staat centraal. Een teambuilding in de Ardennen is hiervan een voorbeeld.
• Skills: een beperkt aantal momenten taken of doelen zijn van doorslaggevend belang voor een medewerker. Hierin kan hij falen of slagen. Voorbeelden van trainingen die gericht zijn op skills zijn 'succesvol verkoper bij moeilijke klanten' of 'omgaan met stress'.
• Gevoel: voorbeelden zijn 'creatief loopbaanmanagement' en 'de kunst van het met elkaar omgaan'.

Sluitstuk

De enige manier om ervoor te zorgen dat een opleiding daadwerkelijk rendement biedt, is het integreren van theorie en praktijk (zie kader). Uw manager moet er dus voor zorgen dat het geleerde in de praktijk toegepast kan worden want als een cursist leert hoe hij samen met collega's een concreet bedrijfsvraagstuk kan aanpakken en oplossen, levert hij het bedrijf binnen enkele maanden een rendement (kostenbesparing, omzetvergroting, motivatievergroting) dat een veelvoud van de cursusprijs waard is: het organisatierendement.

Tegelijkertijd wordt het zelfvertrouwen van de cursist groter ('de kick van het kunnen') en het idee dat in hem wordt geïnvesteerd ('ik ben het waard!'). Rendement behalen met opleiden is dus niet alleen een kwestie van de juiste opleiding kiezen.

De doelstelling van de opleiding moet aansluiten bij het strategische bedrijfsbeleid en de persoonlijke ontwikkeldoelen van de medewerker(s). Deze doelstelling moet voldoen aan de zogenaamde SMART-criteria. Dat betekent dat ze Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden moeten zijn. Vooral de meetbaarheid van de doelstelling is erg belangrijk. Want de meting van het rendement is vaak het sluitstuk van een opleiding.

Nulmeting

Na een aantal maanden kan uw manager het opleidingstraject beoordelen op de volgende vier aspecten. Dit zijn de zogenaamde Kritische Succes Factoren (KSF).

• Financieel: heeft het bijgedragen aan projectwinst; is er sprake van een structurele kostenreductie?
• Interne organisatie: is de telefonische bereikbaarheid toegenomen: is de kwaliteit van een product of dienst verbeterd?
• Leer- en groeivermogen: hebben werknemers meer ideeën en plannen, meer ambities en zijn ze gemotiveerder?
• Klantperspectief: is er een hogere klanttevredenheid; is het aantal klachten afgenomen; is er minder verloop van klanten?

Ten slotte is het belangrijk dat de medewerker voorafgaand aan het opleidingstraject ook zelf aangeeft op welke KSF's hij een verbetering wil realiseren. Dit voorkomt dat iemand een opleiding gaat volgen zonder te weten waarvoor dit nu eigenlijk nodig is. Laat medewerkers dus zelf hun doel stellen. Het is overigens alleen mogelijk om het rendement te meten als uw manager vooraf een nulmeting doet. Anders heeft hij niets om de resultaten na afloop van de training mee te vergelijken.

Checklist bij het inkopen van een opleiding

Gaat u binnenkort opleidingen inkopen? Een leerproces moet voldoen aan een aantal concrete randvoorwaarden, wil het optimaal rendement opleveren. Loop bij uw selectie van een opleiding dus deze checklist na:

• Gaat de opleider uit van integratie van werk en opleiding, bijvoorbeeld door huiswerkopdrachten en een 'parallel leertraject' waarbij een student door een concreet verbeterproject binnen de eigen organisatie afstudeert?
• Is er voldoende begeleiding? Wordt de cursist wekelijks gecoacht bij het parallelle leertraject? Bewaken van voortgang, stimuleren en helpen bij problemen is nodig bij veel cursisten. Wordt er gewerkt met een stappenplan waarbij het voor cursist en docent helder is welke onderdelen van het parallelle leertraject afgerond moeten zijn?
• Biedt de opleider een mogelijkheid om vooraf de terugverdientijd van een opleiding te berekenen in termen van productiviteitstijging en omzet (organisatiedoelen)?
• Zonder doelstelling geen opleidingsrendement. Werkt het instituut met een duidelijke doelstelling vooraf? Er moet vooraf een duidelijk (meetbaar) doel gesteld worden, bijvoorbeeld in een leercontract. Zorg dat daarin ook staat welke inspanningen worden gevraagd van cursist, docent en leidinggevende.
• Bestaat de mogelijkheid dat bij de opleiding een aantal van uw medewerkers als team kunnen samenwerken (Team Based Learning), zodat men elkaar kan stimuleren, er teambuilding plaatsvindt, er meer draagvlak ontstaat en door een taakverdeling een beter resultaat mogelijk is?
• Hanteert het opleidingsinstituut een systematische meting van het opleidingsrendement? Dit is niet hetzelfde als een evaluatie van het opleidingsproces of het behaald hebben van competenties. Dat moet sowieso in orde zijn. Waar het uiteindelijk om draait is de mate waarin de cursist(en) erin geslaagd zijn om een aantal kritische succesfactoren te beïnvloeden.
• Is de praktijk in het eigen bedrijf het uitgangspunt voor de opleiding? Cursisten brengen situaties uit hun eigen organisatie in en kijken met elkaar hoe het vraagstuk het beste opgelost kan worden. Let op: sommige opleiders noemen 'het toepassen of vertalen van standaardtheorie naar de praktijk' als methode. Maar het werkt juist andersom: het praktijkvraagstuk bepaalt het zoeken naar geschikte oplossingen. De vraag bepaalt het aanbod.
• Garandeert de didactische methode dat de cursisten ervaringen kunnen uitwisselen? Maken zogenaamde 'best-practicebedrijfsbezoeken' bij andere cursisten deel uit van de opleiding? Dit werkt zeer stimulerend en brengt kennis uit andere organisaties binnen uw organisatie.
• Worden door de opleider de mogelijkheden die internet biedt voor procesondersteuning goed benut? Denk bijvoorbeeld aan begeleiding bij opdrachten, digitale tools, informatiebronnen en netwerken voor cursisten.